VIPadm er nå en autorisert mellomledd til det offisielle HMS-registeret

Besøksadministrasjonssystemet VIPadm er nå godkjent som et autorisert mellomledd til det offisielle HMS-registeret gjennom avtaler med Arbeidstilsynet og Tietoevry.

Denne godkjenningen gjør det mulig å verifisere HMS-kort for besøkende og entreprenører automatisk og i sanntid direkte i VIPadm. Dermed blir det enklere for virksomheter å sikre etterlevelse av HMS-regelverket og opprettholde trygge arbeidsplasser.

Gjennom denne integrasjonen kan organisasjoner kontrollere gyldigheten av HMS-kort allerede under registreringen av besøkende, slik at nødvendige verifikasjoner gjennomføres effektivt og korrekt.

Verifisering av HMS-kort uten manuelt arbeid

Verifisering av HMS-kort for besøkende har tradisjonelt vært en manuell og tidkrevende prosess. Resepsjon eller administrasjon må ofte gjennomføre flere kontroller for å sikre at kravene oppfylles.

HMS-verifisering handler ikke bare om å kontrollere om kortet er gyldig. Det innebærer også:

• identitetskontroll

• kontroll av at personen samsvarer med kortet

• dokumentasjon og sporbarhet

Med VIPadm blir disse kontrollene automatisert og utført i sanntid.

Dersom et kort er utløpt eller tilbakekalt, vil systemet oppdage dette umiddelbart når den besøkende registrerer seg. Dette reduserer behovet for manuelle kontroller og sikrer at virksomheten har korrekt dokumentasjon for etterlevelse.

Enkel registrering for besøkende

VIPadm tilbyr en enkel og fleksibel registreringsprosess for besøkende. HMS-verifisering kan gjennomføres på to måter.

1. Før besøket (invitasjon)

Den besøkende mottar en invitasjon via mobiltelefon eller e-post før besøket.

Ved hjelp av mobilen kan den besøkende:

• registrere besøket

• skanne HMS-kortet

• sende informasjonen direkte til VIPadm

Dette gjør det mulig å gjennomføre verifiseringen før den besøkende ankommer.

2. Ved ankomst

HMS-kortet kan også skannes ved innsjekk.

Dette kan gjøres ved:

• resepsjonen

• selvbetjente terminaler

Verifiseringen skjer umiddelbart, noe som sikrer en rask og effektiv innsjekkingsprosess.

HMS-status i sanntid

Når kortet er verifisert, vises HMS-status automatisk i VIPadm-systemet. Dette gjør det enkelt for verten eller administrasjonen å bekrefte at kravene er oppfylt.

Statusen er tilgjengelig i:

• VIPadm Web

• VIPadm Mobil

• vertsoversikt for besøkende

Verten kan umiddelbart se om den besøkendes HMS-kort er:

• gyldig

• utløpt

• tilbakekalt

Systemet lagrer også historikk og dokumentasjon, noe som gir full sporbarhet ved behov for kontroll eller revisjon.

Apple Wallet og Google Wallet

VIPadm støtter også digitale besøkskort, hvor HMS-status kan vises direkte på den besøkendes mobiltelefon.

Besøkende mottar invitasjonen gjennom:

• Apple Wallet

• Google Wallet

Opplevelsen fungerer på samme måte som et digitalt boardingkort.

Før den besøkende ankommer:

• invitasjonen vises automatisk på mobiltelefonen

• HMS-status er allerede oppdatert

• den besøkende viser enkelt det digitale kortet ved ankomst

Dette gjør mottaksprosessen raskere, sikrere og mer automatisert.

Hva er et HMS-kort?

Et HMS-kort er et obligatorisk identifikasjonskort for personer som arbeider i blant annet:

• bygg- og anleggsbransjen

• renholdsbransjen

Kortet dokumenterer:

• arbeidstakerens identitet

• arbeidsgiver

• at arbeidstakeren er registrert i offentlige registre

Ordningen ble innført av Arbeidstilsynet for å bekjempe:

• ulovlig arbeid

• sosial dumping

• svart arbeid

HMS-krav for virksomheter i Norge

Alle virksomheter som opererer i Norge må ha dokumenterte HMS-rutiner.

Dette inkluderer blant annet:

• risikovurderinger

• avvikshåndtering

• dokumentert opplæring

• systematisk HMS-arbeid

Å sikre at disse kravene etterleves er avgjørende for trygge og lovlige arbeidsforhold.

HMS-verifisering som en del av moderne besøksadministrasjon

Gjennom integrasjon med det offisielle HMS-registeret gjør VIPadm HMS-verifisering til en naturlig del av besøksadministrasjonen.

Virksomheter oppnår:

• mindre manuelt arbeid

• bedre sikkerhet på arbeidsplassen

• dokumentert etterlevelse av regelverk

Denne utviklingen markerer også et viktig steg i retning av at VIPadm blir en plattform for identitet, adgang og HMS-etterlevelse.