Forbedre gjesteopplevelsen med Office 365-integrasjon via VIPadm

I en stadig mer digital arbeidshverdag er det viktig å sikre en sømløs og profesjonell opplevelse for alle som besøker kontoret – enten det er forretningspartnere, konsulenter eller gjester. Med VIPadm-integrasjonen får du en effektiv og trygg løsning som forenkler gjestehåndtering – direkte via Outlook og Office 365.

📧 Tenk deg: Du inviterer en gjest via Outlook, slik du gjør det i dag...

Når VIPadm-integrasjonen er aktivert for enkelte ansatte eller kontakter, skjer følgende:

1. Gjest mottar e-post med lenke til selvregistrering og forhåndsregistreres

2. Etter registrering sendes en personlig SMS-invitasjon med ID-kort til gjesten

3. Ved gjentatte besøk mottar gjesten SMS-invitasjonen direkte

✅ Fordeler med løsningen:

• Gjester er forhåndsregistrerte og mottar personlig invitasjon

• SMS fungerer som et midlertidig digitalt ID- og adgangskort

• Kan integreres med låste dører via VIPscan-terminalen (se www.VIPadm.com)

• Mulighet for krav før QR-kode vises:

  • 📸 Bilde av gjest

  • ✍️ Signere sikkerhetsinstruks og taushetserklæring

• Storskjerm kan vise:

  • Dagens gjester

  • Tidspunkt for hver invitasjon

  • Hvem som er vert

  • Om gjesten er ankommet eller viser avtalt ankomsttid

• VIPdisplay-app (iPad/Samsung) viser dagens møter ved hvert møterom

• VIPadm Mobil-app for ansatte viser:

  • Om gjesten har registrert seg

  • Detaljer om gjesten og invitasjonens status

  • Historikk over fremtidige og tidligere invitasjoner

⚙️ Slik aktiveres funksjonen

• Aktiveres via innstillingene i Office365/Google og VIPadm Contacts

• Ansatte som har fått funksjonen aktivert, får tilgang til integrasjonen

• Kan gjøres generell for alle Office 365-brukere

• For bruk kreves oppdatering av “Contacts” via “VIPadm smart building” eller “VIPweb”

ADMIN gir tilgang til Office365 via VIPweb eller mobilappen VIPadm smart building.

🔐 Sikker og profesjonell implementering

Implementeringen er trygg og sikker. IT-ansvarlig samarbeider med våre teknikere for å gi tilgang til nødvendige kalenderfunksjoner og relevante møterom.

📩 Slik fungerer det i praksis

Etter at VIPadm har fått tilgang, inviterer ansatte gjester som vanlig i Outlook. Første gang gjesten mottar en invitasjon, får de en selvregistrerings-e-post. Etter fullført registrering mottar de automatisk SMS-invitasjon og ID-kort. Dette gir gjesten tilgang til låste dører via VIPscan-terminalen.

✉️ E-post for selvregistrering:

Du er invitert til [navn], [dato] & [tid]. Åpne lenken for å oppdatere informasjonen din. Så snart den er sendt, er du forhåndsregistrert og mottar SMS-invitasjon & ID-kort.[URL-lenke]

📲 SMS-invitasjon og ID-kort:

Gjesten behøver ikke å registrere seg igjen med mindre det har gått ett år siden siste besøk (GDPR). Du er invitert og mottar en personlig og informativ SMS-invitasjon.[URL-lenke]

Klar for å gi gjestene en profesjonell og trygg mottakelse?

VIPadm + Office365 gir en sømløs og moderne gjesteopplevelse – klar til å tas i bruk i dag!