Én invitasjon – full kontroll over HMS, identitet og tilgang.

Se for deg dette:

Se for deg dette: En besøkende ankommer virksomheten og ansvarlige leter etter

deres informasjon. Usikkerhet om lover og regler er oppfylt (undertegning av

sikkerhetsdokument, taushetserklæring, GDPR, HMS m.m. er oppfylt). Multipliser

dette med dusinvis — eller hundrevis — av besøkende hver dag/uke. Det er her de

fleste organisasjoner mister kontrollen. Utfordringen Mange virksomheter har gode HMS-rutiner for egne ansatte –men kontroll av besøkende og leverandører er ofte manuell, tidkrevende og lite dokumentert.

Dette kan føre til:

• Manglende HMS-kontroll

• Usikker identitetsverifisering

• Lite sporbarhet ved tilsyn

• Unødvendig belastning på resepsjon og ansatte
  

Løsningen

Med VIPadm automatiseres hele prosessen –fra invitasjon til dokumentasjon – kun basert på e-postadresse.

Slik fungerer det

1. Invitasjon opprettes

• Outlook / Teams

• VIPadm Mobile

• VSB

• Web

👉 Ingen manuell registrering nødvendig

2. Automatisk behandling

VIPadm håndterer:

• HMS-kontroll i sanntid

• Signering av taushetserklæring / sikkerhetsdokument

• Identitets- og gyldig HMS-kort, signering Taushetserklæring(NDA) og

  sikkerhetsinstruks.

👉 Alt skjer automatisk før besøket

3. Distribusjon og synlighet

Gjesten mottar:

• VIPadm-invitasjon (mobil/web)

• Apple Wallet / Google Wallet pass

• QR / digital adgang
  

Samtidig oppdateres:

• Møteromspanel (VIPdisplay)

• Web og storskjerm

• Vert og resepsjon
  

4. Full kontroll og dokumentasjon

I sanntid får virksomheten:

• Gyldig / ugyldig HMS-status

• Signerte dokumenter

• Full besøkslogg

• Dokumentasjon klar for tilsyn
  

🏢 Relevant for

• Sykehus og helseinstitusjoner

• Industri og produksjon

• Eiendom og kontorbygg

• Offshore og logistikk

Virksomheter med høye krav til sikkerhet, HMS og dokumentasjon

🎯 Resultat

• ✔ Redusert manuelt arbeid

• ✔ Økt sikkerhet og kontroll

• ✔ Bedre brukeropplevelse

• ✔ Dokumenterbare lover og regler (eks HMS, GDPR)